简体 | 繁体 | 英文 用户登录 | 联系我们 | 帮助
南开大学文学院设备、家具及其他固定资产采购、报销流程介绍
时间: 2018年10月26日

为方便学院教职工设备采购,参考学校设备处、财务处相关规定,特将设备采购、报销相关事项说明如下:

1. 设备(家具)等固定资产的采购需在项目经费允许列支的科目内进行。(相关情况可向学院财务部门金建老师处查询。)设备(家具)等固定资产费支出的比例原则上需符合立项时所提交的预算。

2. 需在能够提供正规发票的商家进行采购。所开发票需列明设备的产品名称、型号、数量、单价等明细信息。如在发票上未能注明,则需商家另附明细清单,该明细清单上必须加盖该公司财务章(即发票上所加盖印章)。按照财务处相馆规定,凡金额超过1万元的采购,均需在报销时向财务提交购销合同原件。

3. 价值1000以下、200元以上的 “低值设备”;价值在1000元以下的 “低值家具”——都需通过设备采购平台的(zhgl.nankai.edu.cn) 采购——选择“低值设备申购”或“低值家具申购”类别,进行申购。(说明:家具采购,无论数额多少,均需在线申购)

3.1 “低值设备/家具”也可先行购买,然后在线提交申购,并完成入账申请;

3.2 待入账申请批准后,打印系统生成的入账单、加盖院章。

3.3 凭盖章后的入账单与正规发票,即可报销。(无需前往设备处提交)

3.4 200元以下的“低值设备”(不含家具),可直接凭发票报销,无需办理入账手续。

4. 价值1000元以上、10万元以下的设备/家具,按照学校设备处规定,需通过设备采购平台的(zhgl.nankai.edu.cn) 采购——选择“设备申购”或“家具申购”类别。采购方式分为:网上竞价、自购、代购三种方式,推荐选择网上竞价。采购后,需在线办理固定资产入库手续。

具体流程如下:

4.1 教职工登录(zhgl.nankai.edu.cn),进入“实验室综合管理平台”,在线提交购买申请,请按要求填写待购设备名称、准确型号、性能要求等信息。

4.2 如选择“网上竞价”方式购买,采购申请经批准后,具有资质的学校设备供应商则会根据情况在网上竞价。如无供应商竞价,设备处亦会给出该设采购的指导价格。

教师可根据网络反馈,选择报价较低的设备供应商供货。在网上确认供货商后,设备供应商会将所购设备送货上门。

在确认收到设备后,(1)可至学院财务办公室开具转账单,同时,(2)在平台上,提交入账申请,并打印“入账单”。(3)将转账单与入账单交到设备处供应科。

采购流程完成。

4.3 凡选择“自购”设备,购买成交价格不能高于“在线竞价”的网上报价或设备处指导价格。凡自购设备,在设备到货并取得发票后,也需再次登录“实验室设备处综合管理系统”,填写入账申请。

4.3.1 待设备处批准后,可自行购买。(2000元以上必须使用公务卡结算)

4.3.2 收到设备后,请在线提交入账申请,待批准后,打印入账单。

4.3.3 将入账单送至设备处供应科盖章。

4.3.4 再凭盖章后的入账单、及发票办理财务报销手续。

4.4代购:实验室设备处设备供应科代为采购,联系供货渠道,做到货比三家,并将仪器设备送货上门。

收到设备后,收到设备后,请在线提交入账申请,待批准后,打印入账单。携带入账单和内部转账单送至设备供应科,无需自行报销。

4.5 价格不超过2000元的采购,教师可用现金垫付货款,再凭借发票、设备入库单办理报销。

4.6 价格超过2000元的采购不允许使用现金支付,必须向学校申请在线转账、或使用公务卡支付。

5. 凡办公家具购买,无论金额大小,必须先登录“实验室设备处综合管理系统”,在线提交申请登记。获得批准后,方可购买。单价或批量价格超过30万,由招标办招标采购;总金额5万以上30万元以下的须采用网上询价;总金额5万元以下的用户可以自购。

5.1 购买后,需在线填写入库申请、登记发票号码,上传发票原件照片或扫描件图片。2万元以上家具购买,还需提供购货合同,并上传合同原件扫描件(图片格式)。

5.2 入库申请被批准后,购买人需在线打印“家具入库单”。

5.2.1   200元以下家具,需要在学院设备管理员刘文生老师处签字、并加盖学院公章;

5.2.2   200元以上家具,需到设备处供应科签字盖章;

5.3  取得家具入库单后,可持入库单和发票原件到财务处报销;1万元以上的家具采购,须向财务处提交购销合同。

6. 凡一次性采购超过十万元以上的设备,必须实行招标采购方式。请先填写“仪器设备招标申请表”或者“仪器设备其他采购方式申请表”,经本单位主管领导签字确认,加盖学院公章,到校财务处确认后,再行办理申购招标手续。

7.如购买可民用设备(如手机、相机、摄像机、平板电脑等),需向学校办公室提交可民用设备申请。申请通过后填写《南开大学可民用设备审批单》,设备处、部门分管校长和设备处主管校长审批后,进入设备购置流程。

 

网上竞价类仪器设备申购流程图.png

国内仪器设备购置流程图.jpg

可民用设备审批流程图.png

南开大学家具报废、报失流程图.jpg

南开大学家具申购及入账流程图.jpg





文学院办公室

2011年9月4日

2014年3月10日修订

2015年1月4日再次修订