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南开大学文学院设备及固定资产采购、报销流程介绍
时间: 2011年09月06日

为方便学院教职工设备采购,参考学校设备处、财务处相关规定,特将设备采购、报销相关事项说明如下:

1. 设备(家具)等固定资产的采购需在项目经费允许列支的科目内进行。(相关情况可向学院财务部门金建老师处查询。)设备(家具)等固定资产费支出的比例原则上需符合立项时所提交的预算。

2. 需在能够提供正规发票的商家进行采购。所开发票需列明设备的产品名称、型号、数量、单价等明细信息。如在发票上未能注明,则需商家另附明细清单,该明细清单上必须加盖该公司财务章(即发票上所加盖印章)。按照财务处相馆规定,凡金额超过1万元的采购,均需在报销时向财务提交购销合同原件。

3. 价值1000以下的设备为“低值易耗品”,可直接购买,并凭正规发票报销。

购买后,请联系学院设备管理员刘文生老师。

3.1 如需要办理入库手续,则需将发票、设备名称、型号、序列号提交到学院设备管理员刘文生老师处,办理低值设备入库手续,然后持“入库单”办理财务报销手续。

3.2 如不需办理入库手续,可直接凭发票办理财务报销手续。

4. 价值1000元以上、10万元以下的设备,按照学校设备处规定,需先进行网络申报。获得批准后,即可通过网上竞价、自购两种方式采购。采购后,需在线办理固定资产入库手续。具体流程如下:

4.1 教职工登录urp.nankai.edu.cn,进入“实验室设备处综合管理系统”,在线提交购买申请,请按要求填写待购设备名称、准确型号、性能要求等信息。

4.2 如选择“网上竞价”方式购买,采购申请经批准后,具有资质的学校设备供应商则会根据情况在网上竞价。如无供应商竞价,设备处亦会给出该设备采购的指导价格。

教师可根据网络反馈,选择报价较低的设备供应商供货。在网上确认供货商后,设备供应商会将所购设备送货上门。在确认收到设备后,可至学院财务办公室开具转账单,交到设备处供应科。

4.3 凡选择“自购”设备,购买成交价格不能高于“在线竞价”的网上报价或设备处指导价格。

4.3.1 凡自购设备,在设备到货并取得发票后,也需再次登录“实验室设备处综合管理系统”,填写入账申请。

4.3.2 待设备处批准后,请赴设备处供应科领取盖章的设备入库单,再凭发票及设备入库单办理财务报销手续。

4.4 价格不超过2000元的采购,教师可用现金垫付货款,再凭借发票、设备入库单办理报销。

4.5 价格超过2000元的采购不允许使用现金支付,必须向学校申请在线转账、或使用公务卡支付。

5. 凡办公家具购买,无论金额大小,必须先登录“实验室设备处综合管理系统”,在线提交申请,申请时选择自购方式。获得批准后,方可购买。

5.1 购买后,需在线填写入库申请、登记发票号码,上传发票原件照片或扫描件图片。2万元以上家具购买,还需提供购货合同,并上传合同原件扫描件(图片格式)。

5.2 入库申请被批准后,购买人需在线打印”家具入库单“。

5.2.1   200元以下家具,需要在学院设备管理员刘文生老师处签字、并加盖学院公章;

5.2.2   200元以上家具,需到设备处供应科签字盖章;

5.3  取得家具入库单后,可持入库单和发票原件到财务处报销;1万元以上的家具采购,须向财务处提交购销合同。

6. 凡一次性采购超过十万元以上的设备,必须实行招标采购方式。请先填写“仪器设备招标申请表”或者“仪器设备其他采购方式申请表”,经本单位主管领导签字确认,加盖学院公章,到校财务处确认后,再行办理申购招标手续。


文学院办公室

2011年9月4日

2014年3月10日修订

2015年1月4日再次修订