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南开大学文学院学术会议及其他学术活动申办规定
时间: 2006年12月18日 作者:院办

为进一步规范我院学术会议及其他学术活动,修订有关申办规定如下:

一、举办学术活动,以学术含量、学术意义和学科建设需要为衡量基准,兼视经费、人力等条件而定,避免随意性。

二、以我院名义主办或承办并且提供经费支持的学术会议,凡国际性的,均须按教育部和学校要求,提前1年以上申报;国内学术会议,需提前半年以上申请,并指定专门人员负责此事,包括预算申请、会议筹备、文件准备、会期内的接待、记录、后期报账等工作;由学院相关办公室提供指导与协助。

三、以我院名义主办和承办但不需提供经费支持,或者由校外单位主办和承办、我院为共同举办单位但不需提供经费支持的学术会议,提前三个月以上申请。

四、申请时,须撰写申请书,书面写明会议主题、类型(国际、国内,研讨会、论坛等),组织方式(主办、承办、协办等),会议规模,时间,经费预算(包括交通、住宿、餐饮、通讯、论文等材料印制、纪念品购置、劳务、宣传、出版补贴等),需要学院哪些支持,拟邀主要代表名单等,附证明材料(如约请我院主办、承办、协办的公函等),获得申请人所在教研室、系(部)负责人签署的同意举办的明确意见,交院办公室。口头申请无效。

五、外请专家举办学术讲座,需提前至少二周申报。并在学院网站“规章制度”栏目中下载《南开大学文学院外请专家学术活动申请及筹备程序单》填写打印,交院办公室,并指定专门人员负责。凡听众范围超出本院的学术讲座,需向宣传部、外事处等相关业务主管部门报备;凡使用非本院场地组织学术活动的,还需要遵照《南开大学校内活动场所使用管理规定》(南发字[2013]24号)文件的规定预先申请。

六、学院院务会议收到申请后,讨论申请事项,给出明确意见,由院办公室及时向申请人反馈。

七、学院同意的以我院名义主办或承办的学术会议,需事先成立院系和学科负责人组成的会务筹备组,商讨决定重要事宜,统一行事;成立学院办公室为主的会务组,筹备和承担具体事项,协调各方关系。不以申请人个人名义行事。凡会议过程中需要报送学校的请示、文稿等,均须由学院办公室进行审核。

八、学院同意的外请专家学术讲座,给付讲课费、接站、工作餐等工作,由学院办公室统一安排后,负责老师具体落实。如确需用餐、接站,则申请人需在提交学术活动申请时,同时提交相关申请表格以备审核。业务接待需要严格根据学校出台的相关文件执行。

九、上述学术活动(含由学院经费和教师项目经费支持的各类学术活动)的具体组织,均需严格参照如下学校规定开展:

(1)《南开大学国内差旅费管理办法(试行)》南发字[2016]63号

(2)《南开大学会议费管理办法(试行)》南发字[2016]64号

(3)《南开大学教学激励性补贴标准》南发字[2016]54号

(4)《南开大学国内公务接待工作程序》南发字[2016]14号

(5)《南开大学外宾接待管理暂行办法》南发字[2016]11号

(6)《南开大学公务租车报销管理办法》南发字[2015]95号

十、上述活动的会务组、活动承办人(申请人)负责落实活动的安全管理措施,承担安全管理责任。

 

南开大学文学院

2015年4月

2017年2月20日修订

学术活动申请表.DOC